Zum Inhalt springen
Termin buchen Demo buchen

ALL-IN-ONE IMMOBILIENVERWALTUNGSSOFTWARE

Die erste Software, 

die für Sie arbeitet


Erleben Sie mit ORBIS Estate, wie viel Zeit Sie sparen können.

Jetzt starten

ALL-IN-ONE IMMOBILIENVERWALTUNGSSOFTWARE

Die erste Software, 

die für Sie arbeitet 


Erleben Sie mit ORBIS Estate, wie viel Zeit Sie sparen können.

Jetzt starten


Eine Plattform. Alle Prozesse. 

Vollständige Transparenz.

Demo buchen

 

Eine Plattform. Alle Prozesse. Vollständige Transparenz.

Erleben Sie die Plattform in Aktion

Demo anfordern 

Eine Plattform. Alle Prozesse. Vollständige Transparenz.

Über 60 Jahre Erfahrung in den Bereichen Immobilienbranche und IT-Wirtschaft sichern Ihnen neueste und praxistaugliche Innovationen auf höchstem Niveau.

Hosting in Deutschland
BSI & ISO-27001-konform
 höchste Expertise in Immobilien- und Enterprise Software

Für Verwalter:

Für Mieter:


 24/7 automatisierte Kommunikation

 24/7 Zugriff auf Verträge und Dokumente


 Bis zu 90 % Entlastung durch KI-Assitentenz-Funktion

 Automatisierte Kommunikation

Ihre Vorteile mit ​ ​ORBIS Estate

Funktionen im Detail

Orbis Estate bündelt Kommunikation, Zahlungen, Service, Dokumente und Prozesse in einer zentralen Plattform – klar strukturiert und auf einen Blick erfassbar.

Unsere Plattform wächst mit Ihren Anforderungen, nicht mit Ihren Wohneinheiten 

Wählen Sie Ihren passenden Tarif. Erweitern Sie flexibel.


Basis

29€ / Monat 26€ / Monat
im Jahresabbo
zzgl. MwSt.
+ pro KI-Assistenten zzgl. 99€/Monat  
Jetzt starten

Verwaltung aller Immobilienobjekte inkl. Struktur, Stammdaten und Abrechnung

  • Liegenschaftsverwaltung
  • Mietflächenverwaltung
  • Mieterverwaltung
  • Vertragsmanagement
  • Energiewirtschaft
  • Wechselprozesse
  • Finanzmanagement
  • Dashboards & Reporting
  • Support via E-Mail innerhalb von 48 h
  •  Self-Service Setup inklusive
  •  inklusive 50GB Nextcloud-Speicher
  •  inklusive orbisestate.immobillien Domain 
  • keine On-Premises Lösung verfügbar


​Option: Onboarding "BASIC"
Setup-Checkliste
2h Remote-Support

einmalig 499 €

Premium

499€ / Monat 449€ / Monat
im Jahresabbo
zzgl. MwSt.
+ pro KI-Assistenten zzgl. 99€/Monat 
Jetzt starten

Im Premium-Paket sind alle Funktionen des Basispakets vollständig enthalten und werden durch erweiterte Features und zusätzliche Möglichkeiten ergänzt.

inkl. 5 KI-Assistenten:

Der Kommunikationsassistent verarbeitet eingehende Mieteranfragen automatisch, erkennt den Inhalt und beantwortet Standardfälle direkt. Komplexere Anliegen werden an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. So reduzieren Sie den täglichen Kommunikationsaufwand und verbessern gleichzeitig Ihre Reaktionszeiten.

Der Zahlungsassistent gleicht eingehende Zahlungen automatisch mit Mietkonten und offenen Posten ab. Er erkennt Verwendungszwecke, erstellt Buchungsvorschläge und unterstützt die Verbuchung. So entlasten Sie Ihre Buchhaltung und vermeiden manuelle Fehler.

Der Schadensassistent erfasst eingehende Schadensmeldungen, erkennt Dringlichkeit und Art des Problems und stößt die passenden nächsten Schritte an. Von der Ticket-Erstellung bis zur Weiterleitung wird der gesamte Prozess strukturiert abgebildet. So verkürzen Sie Bearbeitungszeiten und behalten jederzeit den Überblick.

Der Terminassistent koordiniert Termine automatisch zwischen Mietern, Mitarbeitern und Dienstleistern. Er schlägt passende Zeiten vor, versendet Bestätigungen und erinnert an bevorstehende Termine. So reduzieren Sie Abstimmungsaufwand und vermeiden Terminchaos.

Der Mahnassistent überwacht offene Forderungen und stößt automatisch Mahnprozesse an. Er berücksichtigt Eskalationsstufen, erstellt Mahnungen und unterstützt die Nachverfolgung. So verbessern Sie Ihre Liquidität und sorgen für einen konsistenten Ablauf.

  •  Onboarding "BASIC" inklusive
  •  Support via Chat & E-Mail innerhalb von 24h
  •  On-Premises Lösung verfügbar
  •  Self-Service Setup inklusive
  •  inklusive 250GB Nextcloud-Speicher
  •  inklusive personalisierter Domain 
Option: Onboarding "PRO"
Service Datenimport (Excel/CSV)
1 Tag Individual-Schulung (Online)

einmalig 1.499 €

Platin
899€ / Monat 809€ / Monat
im Jahresabbo
zzgl. MwSt.
+ inklusive aller KI-Assistenten 
Jetzt starten

Im Platin-Paket sind alle Funktionen des Premium-Pakets vollständig enthalten und werden durch erweiterte Features und zusätzliche Möglichkeiten ergänzt.

Enthält alle KI-Assistenten aus dem Premium-Paket + 5 weitere KI-Assistenten:

Der Vermarktungsassistent erstellt Exposés, verarbeitet Anfragen und unterstützt bei der strukturierten Bearbeitung von Interessenten. So reduzieren Sie Leerstand und vermieten schneller.

Der Handwerkerassistent übernimmt die Vergabe und Nachverfolgung von Aufträgen. Er bündelt Informationen, verfolgt den Status und vereinfacht die Abstimmung mit externen Partnern.

Der Reporting-Assistent analysiert Ihre Daten und erstellt regelmäßig übersichtliche Auswertungen. So erkennen Sie Trends frühzeitig und treffen fundierte Entscheidungen.

Der Fristenassistent sorgt dafür, dass keine wichtigen Termine oder Verpflichtungen übersehen werden. Er erinnert frühzeitig und reduziert organisatorische Risiken.

Der Serviceassistent beantwortet häufige Fragen direkt, nimmt Anliegen auf und unterstützt Mieter jederzeit. So verbessern Sie Ihre Erreichbarkeit und entlasten Ihren Kundenservice.

  •  Support via Hotline
  •  Onboarding "Pro" inklusive
  •  On-Premises Lösung verfügbar
  •  unbegrenzt Nextcloud-Speicher
  •  inklusive personalisierter Domain 
Option: Vor-Ort-Training
1 Tag Intensiv-Schulung beim Kunden vor Ort (zzgl. Reisekosten)

einmalig 1.599 €
Sie fragen sich, wie Sie bei der Digitalisierung vorgehen sollen?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.




​

Anfragen

Funktionen im Detail

Orbis Estate bündelt Kommunikation, Zahlungen, Service, Dokumente und Prozesse in einer zentralen Plattform – klar strukturiert und auf mobilen Geräten angenehm nutzbar.

Funktion

Intelligenter Chatbot

Automatisierte Unterstützung für Standardanfragen und Serviceprozesse.

Der Chatbot beantwortet wiederkehrende Anliegen automatisch, versteht natürliche Sprache und führt Nutzer direkt in die passenden Prozesse oder Bereiche von Orbis Estate.

Bis zu 70 % der Standardanfragen können automatisiert bearbeitet werden.

Was der Chatbot übernimmt

Er beantwortet häufige Fragen ohne manuelle Bearbeitung.
Er versteht deutschsprachige Eingaben in natürlicher Sprache.
Er erkennt Anliegen wie Zahlungen, Schäden oder Dokumentenanfragen.
Er erstellt bei komplexeren Fällen automatisch Service-Tickets.

Wissensbasis und Logik

Themen wie Zahlungen, Betriebskosten, Kaution oder Dokumente können gezielt ausgespielt werden.
Keyword-Matching und Intent-Erkennung helfen bei einer zuverlässigen Zuordnung.
Eine vollständige Gesprächshistorie sorgt für Nachvollziehbarkeit und spätere Auswertung.
Der Chatbot kann bei Bedarf um externe KI-Modelle erweitert werden.
Funktion

Online-Zahlungen & Finanzverwaltung

Digitale Zahlungsabwicklung mit transparenter Kontoführung.

Das Finanzmodul verbindet moderne Zahlungsmethoden mit nachvollziehbarer Kontoführung, automatischer Verbuchung und einer klaren Übersicht über offene und erledigte Zahlungen.

Zahlungseingänge können deutlich schneller verarbeitet und Rückfragen reduziert werden.

Unterstützte Zahlungsprozesse

Zahlungen können über Überweisung, SEPA, Kreditkarte, PayPal oder Stripe abgewickelt werden.
Zahlungsdaten werden tokenisiert und sicher verarbeitet.
Transaktionen können automatisiert verfolgt und mit Status versehen werden.
Benachrichtigungen zu Zahlungseingängen oder fehlgeschlagenen Zahlungen laufen zentral zusammen.

Konten und Nachvollziehbarkeit

Mieterkonten zeigen Kontostände und fällige Beträge in Echtzeit.
Historien und Belege können digital bereitgestellt werden.
Gebühren und Zahlungsbestandteile lassen sich sauber aufschlüsseln.
Die Anbindung an nachgelagerte Buchhaltungsprozesse ist vorbereitet.
Funktion

Zählerstandsverwaltung

Digitale Erfassung und Auswertung von Verbrauchsdaten.

Zählerstände für Strom, Wasser, Gas oder Heizung werden digital erfasst, plausibilisiert und direkt für Betriebskosten- und Verbrauchsprozesse nutzbar gemacht.

Der manuelle Aufwand bei Ableseprozessen sinkt erheblich.

Digitale Erfassung

Zählerstände können einfach über Portal oder mobile Ansicht übermittelt werden.
Je nach Konfiguration kann ein Foto als Nachweis mit hochgeladen werden.
Plausibilitätsprüfungen verhindern unrealistische Eingaben oder Rückschritte.
Verbrauchswerte lassen sich sofort gegen Vorperioden vergleichen.

Automatisierung und Historie

Ableseanfragen können zeitgesteuert ausgelöst werden.
Erinnerungen werden automatisiert versendet und überfällige Rückmeldungen sichtbar gemacht.
Alle Ablesungen bleiben historisch nachvollziehbar.
Verbrauchstrends können direkt in weitere Abrechnungs- oder Reporting-Prozesse einfließen.
Funktion

Schadensmeldung & Wartungsanfragen

Professionelles Ticket-System für Schäden und Servicefälle.

Meldungen zu Schäden oder Wartungsanfragen werden strukturiert erfasst, priorisiert und über einen klaren Workflow bis zur Erledigung begleitet.

Schnellere Reaktionszeiten und klarere Abläufe im Serviceprozess.

Strukturierte Erfassung

Anliegen können nach Kategorien wie Sanitär, Heizung oder Elektrik erfasst werden.
Beschreibungen, Bilder und Prioritäten lassen sich direkt mitgeben.
Auch Terminwünsche können bereits bei der Meldung erfasst werden.
Dadurch liegen alle relevanten Informationen von Anfang an gebündelt vor.

Workflow und Qualität

Tickets werden automatisch an zuständige Stellen oder Dienstleister weitergeleitet.
Status wie eingegangen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind jederzeit sichtbar.
Abgeschlossene Vorgänge können bewertet werden, um Servicequalität messbar zu machen.
Notfallanfragen lassen sich priorisieren und separat eskalieren.
Funktion

Termin-Buchungssystem

Digitale Koordination von Besichtigungen, Reparaturen und Abstimmungen.

Das Buchungssystem reduziert Abstimmungsaufwand, zeigt verfügbare Slots an und unterstützt die Terminfindung zwischen Nutzern, Verwaltung und Dienstleistern.

Weniger Abstimmung per Telefon oder E-Mail, mehr Verbindlichkeit im Prozess.

Buchung und Koordination

Freie Zeitslots können direkt angezeigt und gebucht werden.
Terminarten wie Wartung, Besichtigung oder Sprechstunden lassen sich separat abbilden.
Absagen, Umplanungen und Erinnerungen werden direkt im Ablauf berücksichtigt.
Kalender-Integrationen helfen dabei, externe Termine einzubinden.

Prozessvorteile

Weniger manuelle Abstimmung zwischen allen Beteiligten.
Termine werden transparenter und verbindlicher dokumentiert.
Nutzer sehen sofort, welche Zeiten tatsächlich verfügbar sind.
Der gesamte Ablauf bleibt zentral nachvollziehbar.
Funktion

Dokumenten-Management

Zentrale Ablage für wichtige Unterlagen und Nachweise.

Orbis Estate stellt alle relevanten Dokumente digital bereit und sorgt dafür, dass Verträge, Abrechnungen und Bescheinigungen jederzeit sicher abrufbar bleiben.

Dokumente werden zentral verfügbar statt verteilt über E-Mail-Anhänge und Papierablagen.

Verfügbare Dokumenttypen

Verträge, Nachträge und Abrechnungen können zentral abgelegt werden.
Auch Bescheinigungen und individuelle Dokumente lassen sich gezielt bereitstellen.
Versionierung und Archivierung helfen bei Nachvollziehbarkeit und Dokumentensicherheit.
Der Zugriff ist auf die jeweils relevanten Inhalte beschränkt.

Digitalisierung und Sicherheit

Dokumente können professionell als PDF erzeugt und bereitgestellt werden.
Branding, Layout und optionale Signaturprozesse lassen sich abbilden.
Speicherung und Zugriff sind verschlüsselt und nachvollziehbar.
Downloads und Dokumentenabrufe können protokolliert werden.
Funktion

Benachrichtigungssystem

Multi-Channel-Kommunikation mit Priorisierung und klarer Zustellung.

Benachrichtigungen werden nach Relevanz priorisiert und über passende Kanäle wie Portal, E-Mail oder optional Push konsistent ausgespielt.

Wichtige Informationen erreichen Nutzer schneller und geordneter.

Benachrichtigungsarten

Zahlungen, Servicefälle, Dokumente und Systemmeldungen können separat behandelt werden.
Auch Community-Inhalte oder Statusänderungen lassen sich als eigene Nachrichtentypen abbilden.
Prioritätsstufen helfen, zwischen informativen und dringenden Nachrichten zu unterscheiden.
Benachrichtigungen können automatisch gruppiert oder archiviert werden.

Kanäle und Nutzererlebnis

Mitteilungen erscheinen zentral im Portal mit Ungelesen-Zähler und Status.
Zusätzlich können professionelle E-Mails oder optionale Push-Nachrichten versendet werden.
Aktionslinks in Benachrichtigungen führen direkt zum relevanten Vorgang.
So bleibt Kommunikation nicht nur sichtbar, sondern auch handlungsorientiert.
Funktion

Community-Board

Zentraler Ort für Austausch, Hinweise und nachbarschaftliche Interaktion.

Das Community-Board schafft Raum für Ankündigungen, Diskussionen und hilfreichen Austausch innerhalb der Hausgemeinschaft – moderiert und strukturiert.

Stärkere Bindung und mehr Interaktion innerhalb des Objekts.

Community-Funktionen

Beiträge, Kommentare und thematische Diskussionen können zentral organisiert werden.
Ankündigungen, Dateien und Bilder lassen sich direkt im Kontext teilen.
Interaktionen wie Antworten oder Reaktionen erhöhen die Sichtbarkeit relevanter Inhalte.
So entsteht eine digitale Anlaufstelle für gemeinschaftliche Themen.

Moderation und Steuerung

Beiträge können optional freigegeben, gemeldet oder entfernt werden.
Wichtige Inhalte lassen sich anpinnen und hervorheben.
Spam oder unangemessene Inhalte können aktiv gefiltert werden.
Die Verwaltung behält damit Kontrolle, ohne den Austausch zu blockieren.
Funktion

E-Mail-Integration

Professionell gestaltete E-Mail-Templates für alle relevanten Events.

Die E-Mail-Integration sorgt für konsistente Kommunikation mit dynamischen Templates, Branding und klaren Call-to-Actions über alle wichtigen Anwendungsfälle hinweg.

Responsive Templates für alle Endgeräte und klare Kommunikationsstandards.

Template-System

Benachrichtigungen, Rechnungen und Service-Updates können über eigene Templates gesteuert werden.
Templates sind responsiv aufgebaut und auf unterschiedliche Geräte ausgelegt.
Branding mit Logo, Farben und Struktur kann automatisiert übernommen werden.
Dynamische Inhalte lassen sich flexibel in die Kommunikation integrieren.

Vorteile im Versand

Kommunikation wirkt konsistenter und professioneller.
Wichtige Informationen werden klarer dargestellt und schneller verstanden.
Call-to-Actions führen direkt in den passenden Prozess oder Bereich.
Vorlagen sparen Aufwand und reduzieren manuelle Fehler im Tagesgeschäft.

Zubuchbare KI-Assistenten

für Ihre Immobilienverwaltung

Erweitern Sie flexibel. Für jeweils 99 € im Monat zzgl. MwSt.

ORBIS Kommunikations-Assistent

Automatisiert Mieteranfragen und entlastet Ihr Team im Tagesgeschäft.
Mehr Informationen




​

ORBIS 

Schadens-Assistent


Erfasst Schadensmeldungen, priorisiert Fälle und stößt die Bearbeitung an.
Mehr Informationen


​

ORBIS

Termin-Assistent


Koordiniert Termine automatisch und reduziert den Abstimmungsaufwand.
Mehr Informationen



​

ORBIS

Zahlungs-Assistent


Ordnet Zahlungseingänge automatisch zu und entlastet die Buchhaltung.


Mehr Informationen


​

ORBIS

Mahn-Assistent


Unterstützt einen konsistenten und automatisierten Mahnprozess.


Mehr Informationen



​

ORBIS 

Vermarktungs-Assistent

Beschleunigt die Vermarktung durch strukturierte und automatisierte Abläufe.

Mehr Informationen


​

ORBIS 

Handwerker-Assistent

Koordiniert Aufträge und Kommunikation mit externen Dienstleistern.
Mehr Informationen



​

ORBIS

Reporting-Assistent


Erstellt Berichte und Kennzahlen automatisch für mehr Transparenz.
Mehr Informationen



​

ORBIS 

Fristen-Assistent

Überwacht Fristen und erinnert automatisch an wichtige Termine.
Mehr Informationen

​